【２３１９冊目】『キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術２１３』

“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213

超実用的な一冊。とはいえ地方自治体であればファイリングシステムは導入されているはずなので、基本を確認する本になる・・・・・・ハズ。

とはいえ「共有できる書類はできるだけ共有する」「参照資料などはスキャンしてデータで保存」「仕掛り中の書類は個人別のＢＯＸに入れ、終業時はまとめて共有棚に収納」などのノウハウは、自治体職員こそ学ぶべき点が多い。電子データもさることながら、紙書類の管理の甘さは、中で見ている限りでもかなりひどいものがある。

とはいっても、だから個人でちゃんと管理しろ、というより、本書が示すようなシステムを構築してしまったほうが良い。おさらいすると、個人別の「仕掛りＢＯＸ」「ＭＡＩＬＢＯＸ」を用意する。両ＢＯＸは（個人情報を扱う部署なら）カギのかかる共有棚に入れておく。登庁したら共有棚の「ＭＡＩＬＢＯＸ」をチェックして中身を抜き出し、それと「仕掛りＢＯＸ」を机の上に持っていく。回覧物や決裁書類、配付資料などは、個別に説明を要するものや緊急案件以外は、該当者の「ＭＡＩＬＢＯＸ」に放り込む。作業が終わった書類は、共有の「保管ＢＯＸ」に移し、一定期間経過後に「保存ＢＯＸ」へ移行。一方、その日に終わらなかった作業に関する書類はそれぞれクリアファイルに入れて「仕掛りＢＯＸ」に収納、共有棚に戻す。

もちろん実際にはこんなにキレイにはいかないだろうが、それでも理論的には、終業時には机の上に書類が積まれていることはなく（クリアデスク、というらしい）、書類がどこにあるかわからない、というトラブルも減りそうだ。そして、このシステムの利点は、担当者がいなくても他の人が書類を見てある程度の対応ができること。ちなみにファイリング士システムがうまくいっているかどうか試すには「外から職場に電話をかけて、必要な書類を取り出してもらえるか」をやってみればよいという。

他にも本書では、時間の「整理整頓」術やパソコン内のデータ整理の方法なども取り上げられている。そもそも本書自体、多岐にわたる整理術を大きく６つに分類、その中でツリー図を作りながら全２１３項目をマッピングするという、ある意味での情報整理術のタマモノなのだ。とはいえ、中には実践しようとするとかなり大変なものも含まれている。いきなりクリアデスクはハードルが高い、という方は、まずは「横になっている書類を立てる」ところから始めてみてはどうだろうか。